Vikten av ett bra stöd från förvaltaren.
Det här är min högst personliga upplevelse av att vara en helt nybakad ordförande först i en liten ny förening i ett nybygge för att sedan bli ordförande i en gammal etablerad större förening. Den återspeglar inte andra styrelseledamöters eller tidigare styrelsers samarbete med någon förvaltare.
//Ingela Larsson ordf BRF Karlstadhus nr 9
Vikten av bra stöd från förvaltaren
När jag blev ordförande i en bostadsrättsförening för första gången var det i en helt nybildad förening. Allt var nybyggt och i min enfald trodde jag att det skulle vara en garanti för att allt skulle gå ganska problemfritt. Ingen i den styrelsen hade någon tidigare erfarenhet av styrelsearbete och i synnerhet inte av att driva en bostadsrättsförening. Fösta chocken var att vi själva var tvungna att försöka finna en förvaltare som kunde hjälpa oss med det administrativa runt ekonomin, när byggherren efter en tid inte längre skulle hjälpa till med det.
Styrelsemedlemmarna började febrilt ringa runt till de förvaltare vi kunde googla oss fram till, men ingen var villig att ta in fler föreningar. Till slut hittade en liten revisionsbyrå som ville utöka sitt fält. Lättnad då får vi hjälp med det. MEN nej. Personen som var vår ekonom visste precis lika lite om bostadsrättsföreningar som vi. Allt krånglade för oss och vi var fortfarande lika okunniga.
Vid sista besiktningen upptäcktes en hel del brister i byggnationen och efterhand upptäckte vi själva allt fler brister i byggnationen och i marketableringen. Vi stred med byggherren utan att veta vad vi hade rätt att kräva.
Ned i brevlådan damp det då ett erbjudande från Egeryds förvaltning som då var ganska nystartade i Karlstad och beslutade oss för att anlita dem istället. Det var både en lättnad och ett bryskt uppvaknande när Anette kom och helt ur luften och med iver och engagemang började berätta vad det innebär att sitta i en styrelse för en brf och allt som krävs för att upprätthålla standard och värde på fastigheten. Allt ansvar som ligger på både styrelse och boende för att allt ska fungera. Hon vägledde oss med fast hand och ibland nödvändiga bannor genom all snårskog av regler och myndighetskrav. I den stund jag ringde Anette fanns det hjälp att få på direkten. Långa samtal som jag har svårt att förstå att hon hade tid med.
Det var en hård skola men helt nödvändig. Stödet vi fick var ovärderligt.
Efter en tid insåg jag och min sambo att det nybyggda radhuset inte hade en lämplig planlösning för oss och vi fick möjligheten att köpa en annan lägenhet på ett plan i en gammal förening med en stor känd förvaltare. Det föll sig så att vid vårt första årsmöte ett halvår efter inflyttning behövdes en ny ordförande, så jag tänkte igen att hur svårt kan det vara för här borde det råda ordning och reda i förvaltningen av föreningen och tog på mig uppdraget. Det kändes dessutom som en trygghet att veta att förvaltaren hade två representanter i styrelsen, ekonomen och fastighetsförvaltaren.
Vid mitt första styrelsemöte ville jag informera mig om alla de punkter som Annettes skola hade lärt mig var viktiga. Flera i styrelsen var lika oerfarna som jag, några helt nya och några som endast suttit något år, förutom förvaltarens representanter som varit med länge. Därför fann jag det naturligt att vända mig till dem. Jag hade en lista på allt och tog punkt för punkt och frågade hur dessa hanterades och hur föreningen skötte myndighetskrav, underhåll och andra viktiga ansvarspunkter. Min tanke var att vi nya styrelsemedlemmar och då särskilt jag som ordförande behöver veta, för hur ska vi annars kunna sköta vårt uppdrag i styrelsen. Några av styrelsemedlemmarna fick nog en ögonöppnare över hur mycket ansvar det innebar vid det mötet, som nya i uppdraget. Förvaltarens representant gav mig vissa svar, men mycket svävade bort i tomma luften. Jag som var van Anettes direkta och mångordiga svar blev lite perplex.
Jag tänkte att det ordnar sig nog med tiden. Jag började ställa frågor om allt möjligt på samma sätt som jag gjort med Egeryds som förvaltare, men till min förvåning fick jag sällan raka svar. Ganska snart började jag märka att det var en del saker i förvaltningen av föreningen som inte var lätt att få insyn i och att det var svårt att få grepp om vem det var hos den stora förvaltaren som jag skulle kontakta för olika frågor. Jag började då göra en lista på problemområden som jag kunde se i en äldre fastighet. Jag tog upp dem i styrelsen med fastighetsförvaltaren och ekonomen för att vi skulle kunna göra en plan för åtgärder och finansieringen av dem. Efter ett halvår höll jag på att ge upp. Jag upplevde att jag inte fick de svar jag behövde och därmed inte det stöd jag uppfattade att styrelsen behövde för hur vi skulle gå vidare och resten av styrelsen tyckte nog att jag mest var en plåga.
Till slut fick jag nog och ringde Annette igen och sa HJÄLP.
Jag beskrev en del av de problem som föreningen stod inför då fastigheten som sagt börjar bli lite till åren och Annetts skola började igen. Hon satte mig i kontakt med deras fastighetsförvaltare Christer som har gett mig ovärderlig hjälp att förstå hur vi behöver gå till väga för att komma vidare. Den här gången utan att ens vara vår förvaltare. Alla svar jag försökt få från vår förvaltare har jag nu fått från Egeryds istället och jag tar Annettes och Christers skola med mig på styrelsemötena.
Det är av yttersta vikt att hela styrelsen i en bostadsrättsförening är medvetna om att besluten som fattas påverkar alla boende och värdet på fastigheten vi är valda att förvalta. Stadgar, regler och myndighetskrav finns till av goda skäl och behöver följas samt att det kan ge allvarliga konsekvenser att inte göra det. Framför allt då styrelsens medlemmar och i synnerhet jag som ordförande i vissa delar är personligt ansvariga för saker som kan gå fel. Förvaltaren har inte det ansvaret. Samtidigt är de flesta i en bostadsrättsföreningsstyrelse lekmän och blir därför helt beroende av att få tillgång till förvaltarens kunskaper och råd för att kunna utföra sitt uppdrag.
En erfarenhet jag har dragit är att det inte är odelat bra att ha förvaltarens representanter i styrelsen. Min största invändning är att förvaltaren har ekonomiska intressen i vår förening samtidigt som de sitter med i styrelsen och ibland är det stora belopp som det handlar om, men det går att arbeta sig runt. Det finns också en stor risk att styrelsemedlemmarna lutar sig tillbaka och förlitar sig för mycket på förvaltarens representanter. Så även jag till en början. Till slut fick jag en skrapa från förvaltaren för alla mina frågor. Jag ansågs peta för mycket i detaljer. Detaljer som jag som ordförande i föreningen har ansvar för och nog anser att jag bör ha insyn i för att utföra mitt uppdrag. I styrelsen fick jag veta; där är fastighetsförvaltaren inte vår förvaltare längre utan som vilken ledamot som helst. Skulle vi ha den typen av rådgivning måste vi betala för den, då rådgivning om fastighetsförvaltning inte ingick i vårt avtal. Då förstod jag varför jag aldrig fick några svar. Jag trodde ju, efter att ha haft Egeryds direkta kommunikation vid förvaltning, att den typen av rådgivning naturligt ingick i fastighetsförvaltningen och det var därför representanterna satt med i styrelsen. Jag sa då att de i så fall får fakturera oss för tiden, för frågorna behöver svar och vi behöver stöd.
Det undgår mitt förstånd hur en styrelse med lekmän; där som i vårt fall många var oerfarna; ska kunna fatta välinformerade beslut utan att få vägledning av förvaltaren. Visst kan vi gå styrelsekurser, men det ger oss inte all kunskap om hur en fastighet behöver skötas för att allt ska fungera långsiktigt. Vi kan inte värmesystemets detaljer, vi vet inte vad som krävs för att förebygga läckande förrådstak eller hur ventilationssystem fungerar. Vi vet inte alla detaljer i att upprätta och följa underhållsplanen. Vi vet inte vilken åtgärd som är viktigast att göra först. Vi har inte systemen och kompetensen att lägga upp en långsiktig ekonomisk plan som dessutom ska fortsätta följas under många år, efterhand som styrelsens medlemmar byts ut. Vi kan bara gissa utan rätt stöd.
