Vikten av ett bra stöd från förvaltaren.

En text skriven av Ingela Larsson ordf BRF Karlstadhus nr 9

Första chocken.

När jag blev ordförande i en bostadsrättsförening för första gången var det i en helt nybildad förening. Allt var nybyggt och i min enfald trodde jag att det skulle vara en garanti för att allt skulle gå ganska problemfritt. Ingen i den styrelsen hade någon tidigare erfarenhet av styrelsearbete och i synnerhet inte av att driva en bostadsrättsförening. Första chocken var att vi själva var tvungna att försöka finna en förvaltare som kunde hjälpa oss med det administrativa runt ekonomin, när byggherren efter en tid inte längre skulle hjälpa till med det. Styrelsemedlemmarna började febrilt ringa runt till de förvaltare vi kunde googla oss fram till, men ingen var villig att ta in fler föreningar. Till slut hittade en liten revisionsbyrå som ville utöka sitt fält.
Lättnad då får vi hjälp med det, MEN nej. Personen som var vår ekonom visste precis lika lite om bostadsrättsföreningar som vi. Allt krånglade för oss och vi var fortfarande lika okunniga.

Lättnad och ett bryskt uppvaknande.

Vid sista besiktningen upptäcktes en hel del brister i byggnationen och efterhand upptäckte vi själva allt fler brister i byggnationen och i marketableringen. Vi stred med byggherren utan att veta vad vi hade rätt att kräva.
Ned i brevlådan damp det då ett erbjudande från Egeryds förvaltning som då var ganska nystartade i Karlstad och beslutade oss för att anlita dem istället. Det var både en lättnad och ett bryskt uppvaknande när Anette kom och helt ur luften och med iver och engagemang började berätta vad det innebär att sitta i en styrelse för en brf och allt som krävs för att upprätthålla standard och värde på fastigheten.

Stödet vi fick var ovärderligt

Allt ansvar som ligger på både styrelse och boende för att allt ska fungera. Hon vägledde med fast hand och ibland nödvändiga bannor oss genom all snårskog av regler och myndighetskrav. I den stund jag ringde Anette fanns det hjälp att få på direkten. Långa samtal som jag har svårt att förstå att hon hade tid med. Det var en hård skola men helt nödvändig. Stödet vi fick var ovärderligt.

Flytt till en ny förening

Efter en tid insåg jag och min sambo att det nybyggda radhuset inte hade en lämplig planlösning för oss och vi fick möjligheten att köpa en annan lägenhet på ett plan i en gammal förening med en stor känd förvaltare. Det föll sig så att vid vårt första årsmöte ett halvår efter inflyttning behövdes en ny ordförande, så jag tänkte igen att hur svårt kan det vara för här borde det råda ordning och reda i förvaltningen av föreningen och tog på mig uppdraget. Det kändes dessutom som en trygghet att veta att förvaltaren hade två representanter i styrelsen. En ledamot och en suppleant, ekonomen och fastighetsförvaltaren. Vid mitt första styrelsemöte ville jag informera mig om alla de punkter som Annettes skola hade lärt mig var viktiga. De flesta i styrelsen var ganska oerfarna, en del helt nya och några som endast suttit ett par år, förutom förvaltarens representanter som varit med länge. Styrelsemedlemmarna fick nog en chock vid det mötet. Mycket av det jag tog upp var okänt för de flesta. Jag hade en lista på allt och tog punkt för punkt och frågade hur dessa hanterades och hur föreningen skötte myndighetskrav, underhåll och andra viktiga ansvarspunkter. Min tanke var att hur ska vi nya styrelsemedlemmar annars kunna sköta vårt uppdrag i styrelsen. Fastighetsförvaltaren gav mig vissa svar, men det mesta svävade bort i tomma luften. Jag som var van Anettes direkta svar blev lite perplex.

Plan för åtgärder och finansieringen

Jag tänkte att det nog ordnar sig med tiden. Förvaltaren måste ha koll på läget, så jag började ställa frågor på samma sätt som jag gjort med Egeryds som förvaltare, men till min förvåning fick jag sällan raka svar. Ganska snart började jag inse att en hel del av skötseln av föreningen och följsamhet av myndighetskrav var allt annat än bra. Jag började göra en lista på problemområden. Jag tog upp dem i styrelsen med fastighetsförvaltaren och ekonomen för att vi skulle kunna göra en plan för åtgärder och finansieringen av dem. Efter ett halvår höll jag på att ge upp. Jag fick inga svar. Jag fick inget stöd i hur vi skulle gå vidare och resten av styrelsen tyckte nog att jag mest var en plåga.

Ber Egeryds om hjälp

Till slut fick jag nog och ringde Annette igen och sa HJÄLP. Antingen måste jag få ordning på det här eller sluta som ordförande och flytta. Jag beskrev en del av de problem som föreningen står inför och Annetts skola började igen. Hon satte mig i kontakt med deras fastighetsförvaltare Christer som har gett mig ovärderlig hjälp att förstå hur vi behöver gå till väga för att komma vidare. Den här gången utan att vara vår förvaltare. Alla svar jag försökt få från vår förvaltare har jag nu fått från Egeryds istället. Jag tar Annettes och Christers skola med mig på styrelsemötena och kämpar för att få de andra att förstå vikten i det vi gör. Att besluten vi fattar påverkar alla boende och värdet på fastigheten vi ska förvalta. Att det inte är rätt att hantera en bostadsrättsförening som om det är vår egen bakgård det gäller. Att regler och myndighetskrav finns till av goda skäl och behöver följas samt att det kan ge allvarliga konsekvenser att inte göra det.

Inte är bra att ha förvaltarens representanter i styrelsen.

Just nu råder det fortfarande en hal del förvirring i vår styrelse, men det börjar reda upp sig.
En erfarenhet jag har dragit är att det inte är bra att ha förvaltarens representanter i styrelsen. Min största invändning är att förvaltaren har ekonomiska intressen i vår förening samtidigt som de sitter i styrelsen och ibland är det stora belopp som det handlar om. Resten av styrelsemedlemmarna lutar sig också lätt tillbaka och förlitar sig för mycket på förvaltarens representanter. Så även jag till en början, men till slut fick jag en skrapa för alla mina frågor. För i styrelsen fick jag veta där är fastighetsförvaltaren inte vår förvaltare längre utan som vilken ledamot som helst. Ska vi ha den typen av rådgivning måste vi betala för det eftersom vi inte har avtal om just rådgivning om fastighetsförvaltningen. Då förstod jag varför jag aldrig fick några svar.

Behöver svar och stöd.

Jag trodde ju efter att ha haft Egeryds som förvaltare att den typen av rådgivning naturligt ingick i fastighetsförvaltningen och det var därför representanterna satt med i styrelsen. Jag sa då givetvis att då får ni fakturera oss för den tiden, för frågorna behöver svar och vi behöver stöd. Men även efter den uppmaningen, så uteblir det stöd vi känner att vi behöver. Det undgår mitt förstånd hur en styrelse med lekmän som i det här fallet dessutom är oerfarna ska kunna fatta välinformerade beslut, utan att få vägledning av förvaltaren. Visst kan vi gå styrelsekurser, men det ger oss inte all kunskap om hur en fastighet behöver skötas för att allt ska fungera. Vi kan inte värmesystemets detaljer, vi vet inte vad som krävs för att förebygga läckande förrådstak eller hur ventilationssystem fungerar. Vi vet inte alla detaljer i att upprätta och följa underhållsplanen. Vi vet inte vilken åtgärd som är viktigast att göra först. Vi har inte systemen och kompetensen att lägga upp en långsiktig ekonomisk plan som dessutom ska fortsätta följas efterhand som styrelsens medlemmar byts ut.
Vi kan bara gissa utan rätt stöd.

//Ingela Larsson ordf BRF Karlstadhus nr 9