Att sätta en budget är en sak. Att faktiskt följa hur utfallet landar under året är en annan. Utan löpande avstämningar är det svårt att veta om föreningen är på rätt kurs eller om kostnader har utvecklats på ett sätt som kräver att något behöver justeras. För en styrelse som träffas ett par gånger per år är det viktigt att få rätt information vid rätt tillfälle, annars fattas beslut på ett underlag som inte längre stämmer med verkligheten.
Varför behöver föreningen löpande ekonomisk uppföljning?
Styrelsens ansvar handlar inte bara om att godkänna en budget i november och sedan vänta på bokslutet i mars. Ekonomin förändras under året, och det är i det löpande arbetet som problemen antingen fångas upp i tid eller missas helt. En kostnad som avviker markant från budget kan ha flera förklaringar, och den förklaringen behöver styrelsen faktiskt ha tillgång till för att kunna agera rätt. Saknas den uppföljningen riskerar styrelsen att stå inför ett sämre ekonomiskt utfall än förväntat utan att ha haft chansen att påverka det:
- Kostnadsavvikelser som inte uppmärksammas under året kan vara svåra att kompensera för i efterhand
- En halvårsrapport utan jämförelse mot budget ger en ofullständig bild av hur ekonomin faktiskt utvecklas
- Kommentarer som saknas kring avvikelser gör det svårare för styrelsen att förstå vad siffrorna faktiskt betyder
Regelbunden rapportering ger styrelsen ett bättre underlag för att styra föreningen löpande, inte bara bakåtblickande.
Vad ingår i ekonomisk uppföljning och rapportering?
Egeryds Fastighetsförvaltning genomför löpande uppföljning och rapportering som en del av den ekonomiska förvaltningen. Arbetet är strukturerat kring fasta intervaller men ger också underlag för de beslut som styrelsen behöver fatta under året:
- Månatlig avstämning av bankkonto, skattekonto och leverantörsreskontra
- Kvartalsvis resultat- och budgetrapport som översänds till styrelsen
- Periodiserad halvårsrapport där utfall redovisas mot budget
- Kommentarer till rapporter, på begäran, med förklaringar till väsentliga avvikelser
- Löpande kontroll av att periodiseringar är korrekta och att kostnader och intäkter är bokförda på rätt period
- Underlag som kopplar årets ekonomiska utfall till nästa års budgetarbete
Rapporterna anpassas efter föreningens behov, och styrelsen avgör i vilken utsträckning de vill ha kommentarer och fördjupning utöver de standardiserade rapporterna.
Vill ni ha hjälp med ekonomisk uppföljning?
Regelbunden uppföljning är det som gör att styrelsen kan fatta välgrundade beslut under hela året, inte bara inför stämman. Kontakta Egeryds Fastighetsförvaltning om ni vill veta mer om hur vi arbetar med ekonomisk uppföljning och rapportering.