En bostadsrättsförening hanterar löpande fakturor från förvaltare, hantverkare, energibolag och andra leverantörer. Fakturorna ska kontrolleras, konteras, attesteras och betalas i tid. Samtidigt ska kundfakturor skickas ut, restlistor bevakas och utestående fordringar följas upp. För en styrelse utan ekonomisk bakgrund är det lätt att tappa kontrollen, och en försenad eller felaktigt hanterad faktura kan få konsekvenser som är svåra att rätta till i efterhand.
Varför behöver föreningen hjälp med fakturahantering?
Styrelsen ansvarar för att föreningens ekonomi sköts korrekt, och fakturahantering är en del av det löpande arbetet som kräver både tid och ordning. Fakturor som inte uppfyller bokföringslagens krav får inte bokföras och måste återsändas till leverantören. Betalningar behöver ske i rätt tid för att undvika dröjsmålsränta. Utestående fordringar måste bevakas för att inte försvinna i mängden. Brister i fakturahanteringen leder till:
- Felaktig bokföring som ger en missvisande bild av föreningens ekonomi
- Försenade betalningar och onödiga räntekostnader
- Obetalda fordringar som försämrar föreningens likviditet
Många styrelser saknar tid och system för att hålla ordning på alla flöden, och det är här en förvaltare gör skillnad.
Vad ingår i fakturahantering?
Egeryds Fastighetsförvaltning hanterar hela fakturaflödet för föreningen. Fakturor från leverantörer tas emot digitalt direkt i Fortnox eller scannas in och registreras manuellt. Varje faktura kontrolleras så att den är korrekt utställd och uppfyller bokföringslagens krav. Fakturor som inte är rätt utställda återsänds omgående till leverantören för rättelse.
Följande ingår i fakturahanteringen:
- Mottagning, ankomstregistrering och kontering av leverantörsfakturor
- Tillgängliggörande av fakturor via webbportal för styrelsens attest
- Betalning av fakturor efter styrelsens godkännande
- Löpande reskontra för leverantörs- och lånebetalningar med bevakning av förfallodagar
- Utfärdande av kundfakturor efter styrelsens underlag
- Betalningspåminnelser och bevakning av utestående fordringar
- Likviditetsbevakning mot budget med rapportering vid avvikelser
Styrelsen behåller kontrollen genom att granska och attestera fakturor digitalt innan betalning sker.
Vill ni ha hjälp med fakturahantering?
Med Egeryds Fastighetsförvaltning som förvaltare sköts fakturahanteringen strukturerat och utan merarbete för styrelsen. Kontakta oss för att höra mer om vad som ingår i ett förvaltningsuppdrag.